Рабочий день за 3 часа. Инструменты GTD

Накопители (начало тут)

Прежде чем описывать инструменты, необходимо показать карту информации.

  1. Вне человека — хаотичная.
  2. В накопителе — хаотичная, но собранная в одном месте.
  3. В человеке, его записях, файлах — отсортированная.

Чтобы легче понять, как информация вне человека может быть хаотичной (ведь она поступает по упорядоченным каналам: почта, телефон и т.д.) представьте: Вы сидите за столом, а вокруг толпой стоят люди, которые что-то требуют от Вас, толкаются между собой за право получить от Вас ответ раньше другого… Крик, шум, суета.

По факту, так и есть в обычной жизни, просто это скрывается за вроде бы упорядоченным поступлением данных. Всем нужно, чтобы именно на их запрос ответ был дан, как можно раньше. Как можно раньше был выполнен именно их заказ. Немедленно, сейчас!

Многие знают, что за такими запросами стоит не действительно срочная потребность, а сумбурность мысли. Человек не всегда может осознать, к какому же сроку ему нужны те или иные данные? Зачастую, они кричат «срочно!» только потому что им хочется , а не потому что они действительно нуждаются.

Чтобы справиться с хаосом, Дэвидом Алленом был придуман простой инструмент — накопитель.

Накопитель — собирательное название. Это может быть бумажный лоток, корзина, папка в компьютере, карман. Все то, что может использоваться для накопления информации централизованно.

В качестве накопителей я использую обычный лоток для бумаг и КПК.

Лоток для бумаг

В него складывается все поступающее в мой адрес. Например, обычная бумажная почта, записки от сотрудников, какие-то документы, ключи, кем-то переданные, печать и т.д. Все, что требует рассмотрения и имеет физическое воплощение попадает в лоток для бумаг.

Собранные в нем документы (или предметы) никуда не пропадают и лежат, ожидая своего часа. Они могут лежать там день или два, если я знаю, что среди бумаг нет срочных. Однако, если я взялся хоть за один лист из накопителя, он должен быть очищен полностью. К сожалению, это необходимость и одновременно благо. Если не очищать накопители полностью, хаотическое нагромождение похоронит сначала желание разбираться с делами, а потом и весь рабочий процесс.

КПК

Вся информация, не имеющая физического воплощения, хранится в виртуальном накопителе. О нем чуть подробнее.

Я использую планшет.

Основные требования к мобильному накопителю:

  1. возможность категоризации задач,
  2. функция напоминания с возможностью «откладывания» на заданные промежутки времени,
  3. возможность синхронизации с компьютером
  4. возможность ввода, просмотра и редактирования задач без компьютера

Приложение «Задачи» — кпкшная версия Outlook очень хорошо подходит для работы в рамках системы GTD. К сожалению, это приложение есть только в Windows Mobile.

Мобильный накопитель это одновременно и хранилище.

Собственно накопительной является одна категория в «Задачах». IN — сокращенно от Inbox. В нее попадает все (внимание!), что требует обработки.

Пришедшая внезапно в голову идея, которая кажется интересной, но не представляется в виде одного или нескольких элементарных действий, должна быть помещена в IN.

Хранилище

Хранилище отличается от накопителей тем, что в нем хранятся упорядоченные документы или вещи. А также — соответствующим образом отсортированные элементарные действия.

Хранилище вмещает физически ощутимые бумажные документы — большие папки-скоросшиватели СПРАВОЧНЫЕ и МУЗЕЙ. Те же самые папки для электронных документов в компьютере или на флешке. Элементарные действия хранятся в Outlook, в соответствующих категориях.

Итак, еще раз. Есть хранилище документов, а есть — действий.

Хаотичная информация попадает в накопители. Из накопителей, после обработки, — в хранилища. Если с информацией связаны какие-либо действия, они попадают в категории Outlook.

В папке СПРАВОЧНЫЕ хранятся материалы, к которым нужно часто обращаться. Эти материалы могут относиться к каким-либо проектам — в таком случае они хранятся в соответствующей подпапке. Так же, они могут быть сами по себе — ни к чему не относиться, как, например, приглашение на выставку. Самостоятельные материалы в папке СПРАВОЧНЫЕ хранятся в алфавитном порядке. Подпапки проектов — тоже.

Хранилище действий в Outlook — массив ссылок на все дела, происходящие в жизни. Он всегда с вами, централизован, упорядочен.

В этом хранилище есть несколько категорий

IN — накопитель, не забываем.

DAY, LATER, CONTROL, MAYBE

В DAY хранятся все задачи, которые нужно выполнить в течение одного-двух дней. Я сейчас стараюсь каждый день очищать DAY полностью. Это здорово проясняет мозги и подталкивает к тому, чтобы делать возможно больше в отрезок времени.

В LATER лежат те задачи, которые могут быть сделаны в течение одной-двух-трех недель.

Очистив DAY, направляемся в LATER и стараемся выполнять задачи оттуда.

В CONTROL — то, что должно быть выполнено в конкретный день и час.

MAYBE — хранилище мечт.

Все задачи, находящиеся в DAY, LATER, CONTROL, сформулированы в виде элементарных действий. Элементарные действия — такие действия, которые не требуют размышления над их выполнением.

Информация, поступившая в накопители, должна быть обработана, чтобы попасть в хранилища информации и, если с ней связаны элементарные действия, они попадут в Outlook.

Как обрабатывать информацию, грамотно сортировать документы и действия, расскажу в следующем посте. Анализ информации>>>

Вам также будет интересно...

Добавить комментарий