Рабочий день за 3 часа. Анализ и сортировка информаци

Инструменты системы управления временем, описанные в прошлом посте дают возможность свести все дела, происходящие в вашей жизни и требующие участия, в одно место. Это, как, наверное, понятно — списки дел, разбитые на категории DAY, LATER, CONTROL. Работой со списками предшествует работа с накопителями.

С помощью накопителей (см. прошлый пост) мы сводим все информационные потоки, проходящие к нам и от нас в одно место. Собираем, что бы проанализировать, ненужное выбросить, нужное оставить и решить, что с оставленным делать. В сети есть множество схем сортировки информации. Наиболее популярна эта схема.
f5416cc4
Несмотря на очевидную простоту изображенного процесса анализа информации из накопителя, я его упростил еще больше.

Алгоритм сортировки

1. Что это, какое содержание?

2. Нужно ли это?
Нет —> выбросить!
Да —-> оставить.
Перед тем, как решить куда положить, задаем следующие вопросы:

3. Связано\ны ли с этим какое\ие-либо действия?
Нет —-> кладем в Хранилище, в папку МУЗЕЙ/
Да ——>
3.1 Можно выполнить действие немедленно и быстро*?
Да —-> делаем!
Нет —> заносим действие в список действий.

4. Как часто* я буду к этому обращаться?
Часто —-> кладем в Хранилище, в папку СПРАВОЧНЫЕ материалы.
Редко —-> в папку МУЗЕЙ.

Каждый сам для себя определяет что значит «быстро», «часто» и «редко».

«А как же делегировать или отложить? Или пометить в календаре?» — спросите вы.

Они специально не выделены, потому что относятся к действиям. Все действия, как мы уже решили, хранятся в списке действий. Если действие, которое было определено в процессе обработки информации из накопителя, нельзя выполнить немедля, придется занести его в список. Что бы никуда уже оно не делось.

Давайте теперь посмотрим пару примеров.

Пример 1

По электронной почте пришло письмо.
Что это и что за содержание? — автоматически сгенерированое письмо от хостера, напоминание о необходимости оплатить хостинг.

Нужно ли его оставить? — само письмо не содержит ценных данных, поэтому смело трем (или «архивируем» в Gmail), но чуть позже.

Связаны ли с письмом какие-либо действия? — очевидно, да. Написать докладную записку в бухгалтерию о необходимости оплаты хостинга.

Можно ли это сделать немедленно и быстро? — можно, но я занят другой работой, которую не хочется прерывать. Поэтому — в список дел идет запись «Бухгалтерия // отнести докладную на оплату хостинга.»

Смело уничтожаем письмо.

Пример 2

Жена прислала смс.

Что это и какое содержание? — смс с просьбой купить продукты по дороге с работы.

Нужно ли это? — если перенести список продуктов в описание к задаче, нет.

Какое действие связано с смс? — заехать в магазин и купить продукты.

Можно ли это сделать немедленно и быстро? — нет.

Заносим в список дел задачу в формате «Я // заехать в магазин и купить продукты«. В описание к задаче копируем список продуктов из смс. Саму смс удаляем.

Пример 3

После встречи с клиентом остались несколько листов с записями о необходимых изменениях в продукте, появившихся во время обсуждения проекта.

Что это и каково содержание? — требования клиента к разрабатываемому продукту.

Нужно ли это? — да, это нужно оставить.

Какое действие с этим связано? — целый комплекс действий. Заносим их в список действий.

Куда поместить листки с записями? (Как часто к ним нужно обращаться?) — в Хранилище (раз в неделю — точно), в СПРАВОЧНЫЕ. Кладем их в папку СПРАВОЧНЫЕ.

Пример 4

Что это? — Опять же, мы имеем на руках список требований клиента к проекту.

Нужно ли это? — Нет, проект делает подчиненный, поэтому отдать нужно ему.

Связаны ли с этим какие-либо действия? — да, нужно отдать документы.
Можно ли выполнить их немедленно и быстро? — да, достаточно лишь положить их на стол к подчиненному или отсканировать и отправить на электропочту.

Следуя данной алгоритмике, вы добиваетесь мгновенного реагирования на внешние раздражители. Вы не будете ничего упускать из виду. Не забудете ни одного поручения и не упустите ни одной идеи. Все, что проходит мимо вас, будет опознано, надлежащим образом обработано и в нужный момент исполнено. Подчиненные будут в полной уверенности, что вы в курсе всего. Начальство будет уважать за полную сконцентрированность и четкую исполнительность.

Проекты

В примере 4 мы столкнулись с комплексом действий, объединенных одной темой. Все, что требует более 1 действия называется термином «проект». Смысловая нагрузка данного слова отлична от привычной нам. В контексте GTD, проект это всего лишь совокупность двух и более действия для достижения одной цели.

Проекты бывают револьверные и обычные. Револьверные отличаются от обычных тем, что действия в них могут выполняться только последовательно. В обычных проектах действия могут выполняться параллельно. Все довольно просто. Как же это имеет отношение к сортировке информации из накопителя? Очень просто.

Если с обрабатываемым предметом связаны несколько действий, создается проект.

В списке действий, СПРАВОЧНЫХ материалах создается папка с названием проекта. Например, проектом может быть текущий заказ, потому что он требует постоянного обмена информацией хотя бы между заказчиком и вами. К тому, же, в ходе обсуждений (встреч или переписки) накапливается материал, который будет использоваться в работе. Для этого материала в папке СПРАВОЧНЫЕ создается подпапка, например «Сервер безопасности, Горин». Одноименная категория создается и в списке дел. Это нужно, чтобы можно было просмотреть все материалы или задачи по данному проекту одним взглядом, без долгих поисков. И это удобно.

Сводя в одном месте все задачи (списки дел), необходимые для их выполнения материалы (папки СПРАВОЧНЫЕ или МУЗЕЙ), мы достигаем:

  • мгновенного определения конкретного действия для каждого отдельного поступления информации (мы не позволяем нашему сознанию «замылить» что-либо, происходящее в нашей жизни — вы ничего не пропустите и не дадите лени себя обмануть)
  • быстрого и эффективного реагирования (мы приучаемся незамедлительно делать то, что можно сделать мгновенно и быстро — вы получаете репутацию высокоорганизованного человека)
  • исключения риска забыть что-то важное (все действия заносятся в списки дел и делается в нужное время — это приносит уважение и доход)
  • экономии времени на поиск необходимых документов (они лежат только в четко определенных местах — вся деятельность становится быстрее)

В следующий раз расскажу как организовать списки действия для наибольшей эффективности и скорости работы

Вам также будет интересно...

Добавить комментарий